En el contexto organizacional, actual la mayoría de las personas suelen sentirse agobiadas por una infinidad de estímulos, provenientes ante todo de las nuevas tecnologías, que debido al permanente desarrollo nos obligan a mantener un ritmo constante de aprendizaje, con un bombardeo permanente de información que en ocasiones paraliza, sin poder decidir que es lo realmente critico para nuestras decisiones y efectividad diarias; esto sumado a la constante presión por los resultados, la complejidad creciente de los procesos y la globalización de las relaciones, conforman un panorama que en muchas ocasiones nos lleva  a la confusión, la inefectividad, la frustración y la sensación de fracaso profesional y personal.

Un libro interesante, que reflexiona acerca de esta realidad que vivimos todos los días en nuestras empresas, es  “El poder de lo simple”[i], de Jack Trout,  enfocado principalmente en el tema de Marketing   y que expone algunas ideas que  son aplicables a otros ámbitos como la definición de la estrategia, la gestión de las personas o  las decisiones financieras.   A continuación, algunos de esos planteamientos, aplicados a la realidad de nuestros gerentes.

Las organizaciones son básicamente estructuras sociales, conformadas por personas o grupos de personas en constante correlación e interacción, con intereses comunes, con ideas, costumbres y emociones, por lo que deberían ser explicadas  y entendidas de manera integral, no fraccionada. La consigna en la empresa debería ser por tanto “integrar y simplificar”. Ver las cosas de forma más simple, usando el sentido común y no complejas teorías administrativas, dejarse guiar por la propia experiencia y no tanto por la opinión de los “Expertos”.  La idea de ver todo de manera más simple suele asustar un poco, por el temor natural al fracaso, a tener muchas alternativas y no poder decidir cual es el camino correcto. Esto explica de cierta manera por que muchas empresas y muchos gerentes van pasando de un ensayo a otro para orientar ciertos procesos y decisiones que se vuelven cada vez más difíciles y sin obtener los resultados esperados para la empresa.

Para empezar, estos son algunos temas que podrían comenzar a simplificarse:

1. Simplificar el lenguaje, no usar en su discurso ni es sus comunicaciones escritas, términos rebuscados, de última moda, aportados por el último consultor que contratamos. Comunicarse de manera más directa, simple y fluida para que nos comprendan mejor.
2. Reducir la cantidad de información que recibimos y pretendemos usar a diario; no podemos absorber todo lo que creemos que debemos saber; es necesario desechar correos innecesarios, priorizar y delegar, perder el temor a dejar de leer algunas cosas; solo guardar aquella información realmente relevante. Pedir informes cortos y resúmenes,  en lugar de informes extensos y complejos.
3. Perder el temor a desconectarse de la tecnología, dejar de lado el BlackBerry, el iPhone, el iPad, el laptop y todos los demás aditamentos que suelen acompañar a un ejecutivo de hoy. Es necesario convencernos que estos no necesariamente nos hacen mas productivos o mas efectivos, no simplifican nuestro trabajo y con seguridad si incrementan el nivel de estrés. Generalmente los mails no son tan urgentes como el remitente cree, si tenemos el habito de responder apenas entran en nuestra bandeja, el nivel de estrés puede aumentar mucho.
4. Simplificar las reuniones y los comités; tratar asuntos concretos y concisos a través de mails y llamadas telefónicas; no convocar a una reunión para ello, solo cuando se requiera confrontar opiniones o discutir temas más álgidos o complejos y en estos casos tener claro el objetivo y el tiempo de la reunión. Usar las teleconferencias para evitar desplazamientos innecesarios y pérdidas de tiempo.
5. Circular la información de manera más directa, oportuna y sencilla; pregúntele a sus empleados, podría ahorrar mucho dinero aprovechando el conocimiento que tiene su gente acerca del negocio, esto es más barato y más motivante para ellos que contratar a un consultor externo.
6. Si va a contratar consultoría externa, asegúrese de no agregar mas confusión, debe lograr que el consultor exprese sus opiniones reales, no le indique cual debe ser el resultado de su estudio, no lo contrate para que confirme su opinión. Contrate consultores que le hablen claro y sin rodeos.
7. Cuando escriba la misión y la visión de su negocio, debería hacerlo con un pequeño numero de personas de su equipo, de una manera breve y simple, incluyendo en ella la estrategia básica, y luego darla a conocer al resto de la empresa, asegurándose de que todos la entienden y saben como aportar a ella. Una misión larga y confusa es señal de que la empresa (o su líder) no sabe para donde va. De igual manera debe lograr que toda su planeación estratégica este clara, sobre todo para sus líderes medios.

Concéntrese en lo critico de su negocio y simplifique, trate de no dejarse llevar por la maraña de información y confusión que aporta la tecnología y las modas administrativas, recuerde que todas las empresas están impulsadas por las necesidades de sus clientes y que están solo pueden satisfacerse teniendo empleados  bien seleccionados, bien  entrenados, motivados, creativos y adecuadamente orientados por procesos  y  objetivos claros.

Maria Isabel Martinez Munar, consultora en Desarrollo Organizacional

[i] Trout, Jack; Rivkin Steve,  EL PODER DE LO SIMPLE,  Una guía empresarial para eliminar lo absurdo y ser más racional. Serie McGraw-Hill de Manágement, 1999